TOP Ö 5: Feststellung des Jahresabschlusses 2007 des Optimierten Regiebetriebes 841 Kulturbüro und Entlastung des Oberbürgermeisters für das Geschäftsjahr 2007

Der Rat der Stadt Emden beschließt gemäß §§ 40 Abs. 1 Ziff. 9 und 101 Abs. 1 NGO

 

1.    den Jahresabschluss 2007 des Optimierten Regiebetriebes 841 Kulturbüro Emden als Teil der Jahresrechnung 2007 der Stadt Emden und

2.    die diesbezügliche Entlastungserteilung des Oberbürgermeisters für das Geschäftsjahr 2007.

 

 

Herr Ammermann führt aus, der Betrieb Kulturbüro sei per Ratsbeschluss vom 14.12.2006 gegründet worden. Gleichzeitig sei der Ergebnis- und Finanzhaushalt vom Rat beschlossen worden. Das erste Wirtschaftsjahr habe bereits zum 01.01.2007 begonnen. Damit sei eigentlich schon abzusehen gewesen, dass dieser Betrieb seine Arbeit unter ungünstigen Voraussetzungen aufgenommen habe. Es hätten sich schon gleich die Probleme gezeigt, da der Betrieb auf doppischer Basis geführt und in das Neue Kommunale Rechnungswesen verankert werden sollte. Es sei auch Absicht gewesen, dass dieser Betrieb der Vorbereitung für den großen Mandanten Stadt Emden dienen sollte.

 

Herr Ammermann erläutert, aufgrund welcher Probleme es zu zeitlichen Verzögerungen bei der Prüfung und der Feststellung des Jahresabschlusses gekommen sei und erklärt abschließend, es sei ihm wichtig gewesen, sehr grundlegend an diesen Abschluss heranzugehen, um eine vernünftige Basis für die weiteren Abschlüsse zu haben. 

 

Herr Ammermann stellt anschließend in einer Präsentation die wichtigsten Daten vor. Die Präsentation ist im Internet unter www.emden.de einsehbar.

 

Herr Stolz bedankt sich für die Ausführungen und bittet um Wortmeldungen.

 

Herr Strelow bedankt sich ebenfalls und fragt an, welche Lehren aus den hier aufgetretenen Problemen gezogen worden seien, da der Optimierte Regiebetrieb Kulturbüro quasi ein Pilotprojekt gewesen sei, um erste Erfahrungen bezüglich der Einführung des NRK zu sammeln. Seiner Ansicht nach wäre es eine Katastrophe, wenn sich die Probleme auf den Haushalt der Stadt fortsetzen würden. Weiter führt er aus, er könne nicht verstehen, warum gewisse Buchungen im Nachhinein nicht mehr nachvollzogen werden könnten. Herr Strelow fragt an, wann mit den Jahresabschlüssen für die Jahre 2008 und 2009 zu rechnen sei.

 

Er ist der Meinung, es sei bei der Einführung des Optimierten Regiebetriebes Kulturbüro allen bewusst gewesen, dass die Umstellung schwierig werde. Seinerzeit habe man gesagt, man wolle die Kompetenz Kulturvernetzung fördern. Allen sei bekannt, dass Kultur insgesamt ein Non-Profit-Unternehmen sei. Doch Kultur sei ein weicher Standortfaktor für die Stadt Emden, den man sicherlich so in Geld aufrechnen könne.

 

Abschließend stellt Herr Strelow fest, seiner Ansicht nach sei man nunmehr auf dem richtigen Wege, da auch zwischenzeitlich die Kulturevaluation erhoben worden sei. Zudem habe Herr Klein in der letzten Sitzung des Ausschusses für Kultur und Erwachsenenbildung von den ersten positiven Ergebnissen berichtet, dass die Programme insgesamt ausgewogener und vielfältiger geworden seien, sodass die Besucherzahlen im Neuen Theater auch angestiegen seien.

 

Herr Ammermann betont, es sei ihm wichtig gewesen, diese Prüfung gründlich durchzuführen, um so eine vernünftige Basis für die weiteren Prüfungen zu haben. Ziel des Rechnungsprüfungsamtes sei es, die Prüfung der Folgejahre auch möglichst schnell abzuschließen und dem Ausschuss vorzustellen.

 

Hinsichtlich der Frage, ob aus den Problemen Lehren gezogen worden seien, antwortet Herr Ammermann, seiner Ansicht nach lasse sich die Einrichtung eines solchen Betriebes oder eines neuen Buchungssystems nicht über das Knie brechen. Bei dem großen Buchungsmandanten Stadt Emden habe man eine Vorbereitungsphase von rd. 3 Jahren berücksichtigt, sodass es sich letztendlich auszahle, die Dinge vernünftig und mit  einer ausreichend bemessenen Zeitschiene zu planen. 

 

Weiter führt Herr Ammermann aus, die Belege seien natürlich vorhanden gewesen. Jedoch seien die Rückschlüsse der seinerzeit durch das Kulturbüro erstellten Tabelle, die als Grundlage der Umbuchungen in das NKR diente, auf die Belege nicht nachzuvollziehen gewesen. Bezüglich des Abschlusses für das Jahr 2008 bemerkt er, die Belegprüfung sei soweit fertig gestellt. Die erstellte Umbuchungstabelle stehe der Buchhaltung und dem Betrieb zur Verfügung. Nunmehr würden auch noch Korrekturbuchungen erfolgen. Danach könne der Jahresabschluss endgültig gefahren und mit einem Prüfbericht hinterlegt werden. Er gehe davon aus, dass noch vor der Sommerpause der Bericht fertig gestellt sei.

 

Frau Orth bedankt sich ebenfalls für die Ausführungen. Sie freue sich, dass die Umstellung nach anfänglichen Problemen auf das neue kommunale Rechnungswesen nunmehr gelungen sei. Jedoch störe es sie, dass die Belege fehlen würden, sodass man ihrer Ansicht nach eigentlich nicht entlasten könne. Sie bittet darum, nachzuforschen, wo diese Belege geblieben seien und ggf. dazu einen Bericht abzugeben.

 

Weiter stellt Frau Orth fest, dass die Pensionsrückstellungen für den Kulturbetrieb fehlen würden. Sie fragt an, wie hoch diese seien. Zudem sei ihr aufgefallen, dass die Anzahl der Veranstaltungen zurückgegangen seien. Sie bittet hier um Erklärung.

 

Herr Ammermann entgegnet, selbstverständlich seien die Belege vorhanden und auch gebucht worden. Allerdings seien sie kameral gebucht worden und die Struktur der kameralen Haushaltsstellen sei völlig anders als die der doppischen Konten. Es sei nicht nachvollziehbar gewesen, wie die Pauschalen ermittelt und den verschiedenen Konten des doppischen Buchungssystems zugeordnet wurden. Da der zuständige Mitarbeiter nach den ersten Jahren dieses Betriebes verrentet worden sei, könne auch hier kein klärendes Gespräch geführt werden. Die Summe der Aufwendungen sei richtig in das doppische System übernommen worden. Nur die Zuordnung zu den Konten könne nicht genau nachvollzogen werden.

 

Herr Mansholt ergänzt, für jede Zahlung sei ein schriftlicher Beleg vorhanden. Es gäbe keine Unregelmäßigkeiten, sondern nur eine Umrechnungsproblematik. Zu den Pensionsrückstellungen führt er aus, im Kulturbereich sei dieses nicht erforderlich, da dort keine Beamte, sondern nur Angestellte beschäftigt seien.

 

Herr Klein bemerkt, das Kulturbüro führe unterschiedliche Arten von Veranstaltungen durch, die auch ungleich stark besucht würden. In den Bereichen, die weniger gut angenommen worden seien, sei das Angebot zurückgefahren worden. Mit dem Eintrittspreis könne die Veranstaltung nicht finanziert werden. Es würden immer Gelder vom Land, Bund oder der Kommune dazu gegeben. So seien Veranstaltungen zurückgefahren worden, die hoch defizitär gewesen seien. Dadurch habe man die Verluste etwas zurückfahren können. Zwar würde es auch Veranstaltungen geben, bei denen sogar ein kleines Plus in der Kasse übrig bleibe, doch könne man natürlich nicht nur solche Veranstaltungen anbieten, da man auch einen Kulturauftrag habe und auch klassisches Theater anbieten müsse. Dort seien die Kosten im Vergleich höher. Aus diesem Grunde habe man die defizitären Veranstaltungen reduziert.

 

Herr Götze erklärt, ihm sei die Summe von 431.000 € Rückstellungen aufgefallen und fragt an, ob diese Summe den Haushalt weiter belasten würde.

 

Herr Ammermann erläutert, die gebildeten Rückstellungen würden die städtische Eröffnungsbilanz zum 01.01.2010 betreffen. Da die Stadt das Defizit des Kulturbüros auszugleichen hat, sei die Rückstellung in dreifacher Höhe des Jahresverlustes 2007 eingestellt worden, um das festgestellte Defizit des Betriebes für das Jahr 2007 und die erwarteten Defizite der Jahre 2008 und 2009 abzudecken. Dieses bedeute, dass der Ausgleich dieser Verluste in der Form erfolge, dass gegen diese Rückstellungen gebucht werde könne, d.h. bereits in der Übergangsbuchhaltung zur Bildung der Eröffnungsbilanz (Buchungsdatum 31.12.2009) wurde der Defizitausgleich für die Jahre 2007, 2008 und 2009 als Aufwand eingebucht und wirke sich somit in den Folgejahren nicht mehr belastend auf den Jahresabschluss der Stadt aus.

 

Herr Odinga fragt an, warum in diesem Fall der Oberbürgermeister entlastet werde und nicht die Geschäftsführung. Weiter bittet er um Auskunft, warum überhaupt so spät geprüft worden sei.

 

Herr Ammermann erläutert, die optimierten Regiebetriebe würden zu den unselbstständigen Betrieben zählen genau wie die Eigenbetriebe. Der Unterschied zum Eigenbetrieb sei jedoch, dass dieser eine Betriebsleitung habe, die auch nach der Eigenbetriebsverordnung zu entlasten sei. Bei den unselbstständigen Optimierten Regiebetrieben sei der Jahresabschluss Bestandteil des Jahresabschlusses der Stadt Emden. Dieses sei auch der Grund, warum die Optimierten Regiebetriebe in der Haushaltssatzung der Stadt Emden enthalten seien. Insofern sei hier nicht der Leiter dieses Betriebes zu entlasten, sondern der Oberbürgermeister. Normalerweise müsste der Abschluss der Optimierten Regiebetriebe parallel mit dem Jahresabschluss der Stadt Emden vorgelegt werden. Dann würde ein Gesamtbeschluss zur Entlastung des Oberbürgermeisters erfolgen. Dieses konnte hier nicht geschehen, da aus den bekannten Gründen erst jetzt der Jahresabschluss 2007 vorgelegt werden könne.

 

Bezüglich der Frage nach der verspäteten Prüfung erklärt Herr Ammermann, die Prüfung könne immer erst dann durchgeführt werden, wenn der Abschluss stehe. Er habe anfangs erläutert, aus welchem Grunde es so lange gedauert habe. Auch die weiteren Jahre könnten erst dann geprüft werden, wenn der vorherige Abschluss geprüft und nach Möglichkeit auch vom Rat bestätigt sei. Um keinen Zeitverzug zu haben, werde jetzt schon parallel geprüft. Aber der Rat müsse erst einmal diesen Abschluss feststellen.

 

Herr Odinga fragt an, warum im Prüfbericht stehen würde, der Optimierte Regiebetrag werde wirtschaftlich geführt, wenn solches Minus ausgewiesen werde.

 

Herr Ammermann erklärt, wirtschaftliche Haushaltsführung und ein negatives Jahresergebnis seien nicht unbedingt zu vergleichen. Ein Kulturbetrieb werde immer ein defizitärer Bereich sein, der aber ein Teil der Daseinsvorsorge sei und aus städtischen Zuschüssen gestützt werden müsse. Die Frage der wirtschaftlichen Führung sei, wie der Betriebsleiter mit den ihm zur Verfügung stehenden Mitteln umgehe.

 

Herr Mansholt stellt heraus, Kultur koste Geld. Dennoch seien die Ausgaben für Kultur gut angelegtes Geld. In dem kameralen Haushalt habe es einen großen Topf gegeben, der durch Steuern finanziert worden sei. Aus diesem Topf sei alles Mögliche bezahlt worden. Kultur sei immer nur ein Ausgabeposten gewesen. Im Jahr 2007 habe man erstmalig ein Stück des allgemeinen Haushalts zur Seite gestellt, um es eigenständig betrachten zu können. Bei der Aufstellung des Wirtschaftsplanes für das Kulturbüro habe man einen vorläufig geschätzten Zuschussbetrag an das Kulturbüro mit hineingesetzt. Im Nachhinein habe man feststellen müssen, dass dieser veranschlagte Zuschussbetrag nicht auskömmlich gewesen sei. Dieses sei eine Fehleinschätzung gewesen, die man vorher nicht gewusst habe. Insofern seien die hier ausgewiesenen Defizite im Wirtschaftsplan eigentlich gar keine. Sie seien nur ein Zeichen dafür, dass der Zuschussanteil nicht sauber kalkuliert worden sei.

 

Herr Fooken betont, er könne einige Anmerkungen und Fragen der Ausschussmitglieder nicht nachvollziehen, da sich vieles bereits aus der Stellungnahme der Verwaltung zu dieser Vorlage ergeben würde. Herr Fooken zitiert aus der Stellungnahme den Abschnitt „Saldenumbuchung“ und erklärt, diese Stellungnahme mache deutlich, dass alle Belege vorhanden seien und dass nur die Zuordnung nicht mehr ordnungsgemäß vorgenommen werden konnte. Insofern könne er nicht verstehen, warum hier nachgefragt werde. Anscheinend sei man nicht genügend vorbereitet.

 

Herr Stolz hält die Ausführung von Herrn Fooken für berechtigt.

 

Herr Strelow erklärt, durch diesen Umstand werde die Problematik des Neuen Kommunalen Rechnungswesens aufgezeigt. Er regt an, den Jahresabschluss möglichst noch vor der Sommerpause zu präsentieren und dann auch anhand von einigen Buchungen exemplarisch die Grundzüge der Buchführung kurz durchzuführen.

 

Frau Orth erkundigt sich, warum man nicht in Erwägung gezogen habe, die Einzelbelege in das neue System einzugeben. Ihrer Meinung nach hätte diese Möglichkeit bestanden.

 

Herr Ammermann entgegnet, dieses wäre nur mit den Erfahrungen des dort tätigen Mitarbeiters möglich gewesen. Dieser sei jedoch zunächst krankheitsbedingt ausgefallen und anschließend verrentet worden. Somit sei auch dieses Wissen nicht mehr vorhanden gewesen. Die anderen Mitarbeiter in diesem Betrieb haben die Zuordnungen in der Form nicht nachvollziehen können.

 

Herr Schulze fragt an, ob man aus diesem Vorfall gelernt habe oder ob auch in anderen Betrieben der Stadt Emden diese Probleme entstehen könnten. Seiner Meinung nach müsste es doch auch eine Vertretung geben, sodass es nicht passieren könne, dass auf einmal Lücken entstehen würden.

 

Herr Ammermann stellt heraus, die Lehre, die man aus dieser Angelegenheit gezogen habe, sei, dass die Abschlüsse zeitnah erstellt werden müssten, um so leichter Aufklärungsarbeit betreiben zu können. Je mehr Zeit dazwischen liegen würde, umso schwieriger werde es. Er hoffe, dass es bei diesem einmaligen Fall bleiben werde, der auch bislang in dieser Form noch nicht vorgekommen sei.

 

Abschließend bemerkt er, die Umstellung der Stadt und der Optimierten Regiebetriebe seien mit einem langen Vorlauf geplant, sodass dieses vermutlich reibungslos verlaufen werde.