Beschluss: Kenntnis genommen.

Herr Willms stellt anhand einer Power-Point-Präsentation das Budget des Verwaltungsvorstandes vor. Diese Präsentation ist im Internet unter www.emden.de einsehbar.

 

Herr Renken geht näher auf die neu eingerichtete Koordinierungsstelle Digitalisierung ein, die die Zukunftsfähigkeit der Verwaltung sichern solle. Er bittet um Auskunft, wie sich dieses Aufgabenfeld auf das Budget 2019 auswirke.

 

Herr Jahnke gibt an, insgesamt seien 90.000 € Personalkosten sowie 20.000 € für Sach- und Dienstleistungen in dem Bereich angesetzt. Im nächsten Haushalt werden wahrscheinlich insbesondere im Bereich Sach- und Dienstleistungen größere Beträge eingestellt werden müssen, da sicherlich externe Unterstützung nötig sei. Die Strategieentwicklung könne nicht allein durch eine Person erfolgen. Die Stadt sei gewissen Ausschreibungsregularien unterlegen, sodass entsprechende Preisanfragen erfolgen müssen. Herr van Ellen solle insbesondere die Schnittstelle zu Emden digital schärfen und die Themen der Digitalisierung innerhalb der Verwaltung bearbeiten. Eine enge Anbindung zu Emden digital sei sinnvoll.

 

Herr Haase möchte wissen, ob in dem Bereich Digitalisierung weitere Mitarbeiter dauerhaft beschäftigt werden sollen. Herr van Ellen habe zuvor eine wichtige Funktion ausgeübt. Er fragt, inwieweit diese Position verändert oder ersetzt werde. Des Weiteren fragt er, mit welchen Erstattungsmöglichkeiten von Bund und Land gerechnet werde.

 

Herr Jahnke schildert, eine Prognose zu möglichen Erstattungen sei aus heutiger Sicht schwierig. Aus der Strategieentwicklung werde sich ergeben, wie viele Mitarbeiter für die Koordinierungsstelle Digitalisierung notwendig seien. Es sei mit Herrn van Ellen vereinbart worden, dass er zunächst die verschiedenen Themen aufnehmen und sich dabei externer Unterstützung bedienen werde. Die dann durch die Verwaltung umfassend entwickelte Strategie werde selbstverständlich im Ausschuss vorgestellt. Herr van Ellen war bei der Zukunft Emden beschäftigt. Herr Bureck werde die Stelle entsprechend neu beschreiben. Dies habe er im Aufsichtsrat vorgestellt.

 

Herr Bongartz unterstützt die Aussage von Herrn Haase. Es müsse deutlich aufgezeigt werden, was mit der Digitalisierung innerhalb der Verwaltung bewirkt werden solle. Natürlich könne Herr van Ellen diese Thematik zukünftig nicht allein bearbeiten. Die Strategie sollte möglichst schnell entwickelt werden. Anschließend müsse eine Beratung zu dem zeitlichen Rahmen in den Fraktionen erfolgen. Das entsprechende Personal und Material müsse zur Verfügung gestellt werden.

 

Herr Bolinius bittet darum, dass Herr van Ellen im Ausschuss für Wirtschaft, Hafen, Tourismus und Digitales seine Aufgaben vorstellt. Ebenso könnten die Aufgaben der Emden digital im dem Ausschuss vorgestellt werden.

 

Herr Haase ergänzt, die Vorstellung der Aufgaben sollte in diesem Jahr erfolgen.

 

Herr Janssen stellt fest, dass in letzter Zeit die Digitalisierung in jedem Fachbereich groß angesetzt worden sei. Im Fachdienst Schule und Sport solle ein Informatiker für die Betreuung der Schulen eingestellt werden. Seines Erachtens sei es problematisch, wenn in jedem Fachbereich vereinzelt Informatiker eingestellt werden. Der Bereich Digitalisierung sollte bei der Stadt gebündelt werden.

 

Herr Ackermann nimmt Stellung zur Abgrenzung der Aufgaben der Koordinierungsstelle Digitalisierung bei der Stadt Emden zur Emden digital. Bei der Aufgabe von Herrn van Ellen gehe es um die Digitalisierung der Verwaltung und somit um Prozesse innerhalb der Verwaltung. Ebenso gehe es um Prozesse zwischen der Stadt und den Bürgerinnen und Bürgern. Auf einem Kongress sei vorgestellt worden, wie dies in Köln umgesetzt werde. Alle Prozesse und Dokumente sollen dort digital abgewickelt werden können, sodass die Bürgerinnen und Bürger nicht mehr das Bürgerbüro direkt besuchen müssen. Der Aufgabenbereich der Emden digital liege vielmehr beim Glasfaserausbau. In einer der nächsten Sitzungen sollen die Aufgaben gemeinsam vorgestellt werden. Dies sei bereits mit Herrn van Ellen abgestimmt.

 

Herr Jahnke ergänzt, Herr van Ellen wolle am 06.11.2018 im Ausschuss für Wirtschaft, Hafen, Tourismus und Digitales einen Fahrplan präsentieren, um die weiteren Schritte gemeinsam festlegen zu können. Die Verstärkung im Fachdienst Schule und Sport betreffe insbesondere die IT-Ausstattung an Schulen. In dem Fachdienst gebe es bisher in diesem Bereich keine derartige Fachkompetenz. Die Anforderungen an den Schulen werden immer größer. Es sei wichtig, dass der Fachdienst an dieser Stelle verstärkt werde. Diese Stelle sollte nicht originär bei der Koordinierungsstelle Digitalisierung angesiedelt werden.

 

Herr Janssen meint, dass es sicherlich Schnittpunkte geben werde. Eine Zusammenarbeit sei äußerst wichtig.

 

Herr Willms stellt anhand einer Power-Point-Präsentation das Budget des Vorstandsbüros vor. Diese Präsentation ist im Internet unter www.emden.de einsehbar.

 

Anschließend stellt Herr Greiber anhand einer Power-Point-Präsentation das Budget des Juristischen Dienstes vor. Diese Präsentation ist im Internet unter www.emden.de einsehbar.

 

Herr Bolinius stellt fest, zum 01.01.2018 waren 213 Rechtsstreitigkeiten anhängig. Mittlerweile sei eine weitere Volljuristin eingestellt worden. Er fragt, ob sich die Einstellung bereits bewährt habe und wie viele Fälle noch unerledigt seien.

 

Herr Greiber erläutert, die Volljuristin sei zum 01.12.2017 eingestellt worden. Der Zeitraum sei somit fast deckungsgleich. Es seien weitere Verfahren hinzugekommen. Einige Rechtsstreitigkeiten seien mittlerweile erledigt. Der Juristische Dienst sei abhängig von den Entscheidungen der Gerichte. Häufig werden Gerichtsverhandlungen bezogen auf eine Klägerseite zusammengefasst. Darauf habe der Juristische Dienst keinen Einfluss. Insgesamt gebe es ca. 18 Verfahren bezüglich der Spielhallen. Es bilden sich häufig Interessenschwerpunkte. Der Durchschnitt der Verfahren betrage zwischen 70 und 110.

 

Herr Haase bestätigt, dass teilweise bei komplizierten Angelegenheiten an Sozialgerichten, Arbeitsgerichten und Verwaltungsgerichten die Verfahrensdauern äußerst lang seien. Er bittet darum, die Verfahren strukturell einem Schwerpunkt zuzuordnen. Die Aufstellung wäre für die Vorstellung des Budgets im nächsten Jahr wünschenswert.

 

Herr Greiber gibt an, der Schwerpunkt liege im Bereich der Sozial- und Jugendhilfe. Zurzeit gebe es natürlich einen Schwerpunkt bei den Spielhallen. Ebenso gebe es häufig Verfahren im Bereich der Feuerwehr, wenn beispielsweise Personen die Rechnung für einen Brandeinsatz nicht zahlen wollen. Eine Übersicht ließe sich selbstverständlich durch Zuordnung der Fachdienste erstellen.

 

Herr Renken schließt sich der Anregung von Herrn Haase an. Eine Zuordnung der Verfahren zu den verschiedenen Bereichen wäre wünschenswert.

 

Anschließend erläutert Herr Discus anhand einer Power-Point-Präsentation gemeinsam mit Herrn Behrens, Herrn Jakobs und Herrn Groeneveld das Budget des Fachbereiches 200 und seiner Fachdienste. Diese Präsentation ist im Internet unter www.emden.de einsehbar.

 

Herr Renken fragt, inwiefern Anpassungen hinsichtlich der Oberfläche und Bedienbarkeit des Bürger- und Ratsinformationssystem geplant seien. Er halte eine benutzerorientierte Überarbeitung für notwendig, in der auch Anregungen aus dem Rat erfolgen können. Das Bürgerinformationssystem habe bereits ein neues Layout erhalten. Er würde eine zügige Realisierung begrüßen.

 

Herr Behrens stimmt zu, dass das Bürgerinformationssystem bereits ein neues Layout erhalten habe. Dies habe der Softwareanbieter zur Verfügung gestellt. Im Ratsinformationssystem sei bisher noch kein Update erfolgt, da viele Ratsmitglieder möglicherweise noch an die alte Oberfläche gewöhnt seien. Ein Update könne durch den Fachdienst Informations- und Kommunikationstechnik erfolgen. Das derzeitige Konzept gebe es bei der Stadt Emden seit 2007. Einige Ratsmitglieder nehmen noch nicht am papierlosen Rat teil. Grundsätzlich gehe er davon aus, dass die meisten Ratsmitglieder mit dem bestehenden System gut arbeiten können. Zurzeit erhalten noch 7 Ratsmitglieder die Unterlagen in Papierform. Es wäre grundsätzlich zu begrüßen, wenn alle Ratsmitglieder am papierlosen Rat teilnehmen, damit nicht zwei Prozesse parallel erfolgen müssen. Dies sei ein höherer Aufwand. Selbstverständlich könne kein Ratsmitglied gezwungen werden, auf Papier zu verzichten.

 

Herr Bolinius möchte wissen, ob es bereits Angriffe auf die EDV-Anlage der Stadt Emden gegeben habe. In Aurich sei der komplette Server aufgrund eines Trojaner abgestellt worden.

 

Herr Discus berichtet, dass auch bei der Stadt Emden versucht werde, die bestehenden Systeme zu durchdringen.  Herr Grabowski verschicke an alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Warnmails, das bestimmte E-Mails und Anhänge nicht geöffnet oder gespeichert werden dürfen. Es habe tatsächlich bereits interne Ausfälle gegeben. Vereinzelt konnten einige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre PCs nicht mehr nutzen. Dies habe aber nicht die komplette Verwaltung betroffen. Die Daten seien mehrfach gespeichert. Der Fachdienst Informations- und Kommunikationstechnik konnte den Fehler zügig beseitigen.

 

Herr Bolinius stellt fest, die Finanzsteuerung sei dem Fachdienst Finanzen und Abgaben zugeordnet worden. Er möchte wissen, ob für die Aufgabe weiteres Personal eingestellt worden sei.

 

Herr Jakobs erläutert, dass die Aufgabe vom Vorstandsbüro zum Fachdienst Finanzen und Abgaben gewechselt sei. Es sei vom Potenzial mehr als eine Stelle. Herr Tholen sei zum Fachdienst Finanzen und Abgaben gewechselt, um die Aufgaben wahrzunehmen. Die Aufgaben würden sich aufgrund von gewissen Doppelstrukturen konsolidieren.

 

Herr Wübbena stellt anhand einer Power-Point-Präsentation das Budget des Betriebes Gebäudereinigung vor. Diese Präsentation ist im Internet unter www.emden.de einsehbar.

 

Herr Bongartz bemerkt, laut Kennzahlen betrage der Planwert für das Personal 200. Er bittet um Auskunft, ob die Personen alle mit unterschiedlichen Stundenanzahlen beschäftigt seien.

 

Herr Wübbena legt dar, dass die Personen mit unterschiedlichen Stundenanzahlen beschäftigt seien. Die Stundenanzahl betrage pro Kraft ca. 12 bis 21 Stunden. Seit ein paar Jahren können die Reinigungsarbeiten in den Gebäuden teilweise erst um 16:00 oder 17:00 Uhr beginnen. Die Personen arbeiten dann in den Nachtstunden.

 

Herr Discus ergänzt, dass eine feste Stunden(höchst)regelung für Reinigungskräfte seit längerem nicht mehr bestehe. Es werde versucht, die Stunden der einzelnen Personen so anzupassen, dass diese möglichst nicht an verschiedenen Einsatzorten eingesetzt werden und es sei Ziel, durch individuelle Vertrags-/Stundenveränderungen die persönliche wirtschaftliche Situation einzelner zu verbessern, z. B. von SGB II-Leistungen unabhängig zu machen.

 

Die Mitglieder des Ausschusses begrüßen diese Absicht.

 

Herr Janssen möchte wissen, wie hoch der prozentuale Anteil von befristeten Arbeitsverträgen sei. Zur Leistungsbeschreibung zähle ebenso die Schädlingsbekämpfung. In der Presse habe gestanden, dass in einigen Bereichen Schädlinge vermehrt auftreten. Er fragt, ob das Budget für diesen Bereich erhöht werde.

 

Herr Wübbena gibt an, dass die Anzahl der befristeten Verträge gering sei. Die Verträge bei Neueinstellungen für Krankheits- oder Urlaubsvertretung seien zunächst befristet. Bewährte Kräfte werden neuerdings bereits nach einem Jahr fest übernommen. Der Betrieb Gebäudereinigung sei bei der Schädlingsbekämpfung nur innerhalb der Gebäude zuständig. Als Beispiel nennt er Ameisen. Bei der Bekämpfung von Ratten oder Mäusen müsse ein spezieller Fachmann hinzugezogen werden.

 

Frau Winter bedankt sich für die ausführlichen Vorträge.